تنظیم قرارداد یکی از با ارزش‌ترین و مهم‌ترین مراحل در هر کسب و کار است؛ قرارداد یک سند حقوقی است که شرایط و تعهدات طرفین طرف قرارداد را مشخص می‌کند؛ اگر قراردادی مناسب و دقیق نداشته باشید، ممکن هست با اختلافات و مشکلات زیادی روبرو شوید؛ در مقاله چگونه قراردادی موثر و قانونی تنظیم کنیم، ما به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید قراردادی موثر و قانونی تنظیم کنید؛ ما نخست عناصر اصلی یک قرارداد را بررسی می‌کنیم، سپس نکاتی را برای انتخاب و مذاکره با طرف مقابل ارائه می‌دهیم و در پایان راه‌هایی را برای امضا و نگهداری قرارداد نشان می‌دهیم.
فهرست مطالب:
عناصر اصلی یک قرارداد
- طرفین قرارداد: نام و اطلاعات تماس طرفین طرف قرارداد را باید به صورت کامل و دقیق ذکر کنید؛ اگر طرفین نماینده یا وکیل دارند، نام و اطلاعات تماس آن‌ها را هم بنویسید.
- موضوع قرارداد: هدف و محتوای قرارداد را به صورت خلاصه و واضح توضیح دهید؛ برای مثال: اگر قراردادی درباره فروش یک محصول هست، نام، قیمت، تعداد و شرایط تحویل محصول را بیان کنید.
- شرایط و تعهدات: تمامی حقوق و وظایف طرفین طرف قرارداد را به صورت روشن و جزئی بنویسید؛ این شرایط و تعهدات می‌توانند شامل مواردی مانند: مدت زمان، مبلغ پرداختی، مسئولیت‌های قانونی و مالیاتی، نحوه انجام کار، استانداردهای کیفیت، حقوق مالکیت فکری و محرمانگی باشند.
- موارد اضافی قرارداد: برخی از پیمان نامه‌ها (قراردادها) ممکن است نیاز به برخی موارد اضافی داشته باشند که به موارد زیر تقسیم می‌شوند:
- الحاقیه: یک سند جداگانه است که به قرارداد پیوست می‌شود و برخی جزئیات را تغییر یا اضافه می‌کند؛ برای مثال: اگر قیمت محصول تغییر کند، می‌توانید یک الحاقیه بنویسید که قیمت جدید را مشخص کند.
- ضمانت‌نامه: یک سند حقوقی است که یک طرف سوم را متعهد می‌کند که در صورت عدم انجام تعهدات یکی از طرفین قرارداد، آن تعهدات را به عهده بگیرد؛ برای مثال: اگر شما یک وام بگیرید، بانک ممکن هست از شما بخواهد که یک ضمانت‌نامه از یک شخص یا سازمان دیگر داشته باشید که در صورت عدم پرداخت وام، آن سازمان مسئول یا شخص پرداخت وام می‌شود.
- تفاهم‌نامه: یک سند غیررسمی است که نشان می‌دهد که طرفین قرارداد در مورد برخی مسائل اساسی توافق کرده‌اند؛ این سند معمولاً پیش از تنظیم قرارداد نهایی امضا می‌شود و می‌تواند به عنوان یک راهنما یا یک پیش‌نویس برای قرارداد استفاده شود؛ برای مثال: اگر شما قصد دارید یک شرکت را تأسیس کنید، می‌توانید یک تفاهم‌نامه با شریک‌های خود امضا کنید که در آن نام، هدف، سهام و نقش هر شریک را مشخص نمایید.
نکاتی برای انتخاب طرف قرارداد
قبل از اینکه با کسی قرارداد (پیمان نامه) ببندید، باید اطمینان حاصل کنید که طرف مقابل شما یک سازمان معتبر یا شخص و قابل اعتماد هست؛ برای این کار، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید.
نکات مهم برای انتخاب طرف قرارداد:
- بررسی سوابق و اعتبار: اگر انجام پذیر است، سعی کنید که اطلاعاتی درباره طرف مقابل خود بدست آورید؛ می‌توانید از منابع مختلفی مانند: شبکه‌های اجتماعی، سایت‌های اینترنتی، گزارش‌های مالی، گواهینامه‌ها، نظرات مشتریان، مصاحبه‌ها و مراجعه‌ها استفاده کنید؛ این اطلاعات به شما کمک می‌کند که بفهمید که طرف مقابل شما چه سابقه، شهرت، تجربه و امکاناتی دارد و آیا می‌توانید به او اعتماد کنید یا نه.
- بررسی قوانین و مقررات: پیش از اینکه با کسی قرارداد ببندید، باید اطمینان حاصل کنید که قرار داد شما با قوانین و مقررات مربوطه سازگار هست؛ این قوانین و مقررات ممکن هست شامل مواردی مانند: قوانین مالیاتی، قوانین تجاری، قوانین حقوق مالکیت فکری، قوانین حفاظت از محیط زیست و قوانین حفاظت از حقوق مصرف‌کننده باشند؛ اگر در این زمینه مطمئن نیستید، می‌توانید از یک وکیل یا یک مشاور حقوقی کمک بگیرید.
- بررسی ریسک‌ها و فرصت‌ها: قبل از اینکه با کسی قرارداد ببندید، باید مزایا و معایب قرارداد را در نظر بگیرید؛ این مزایا و معایب ممکن است شامل مواردی مانند: سود و زیان مالی، رضایت و نارضایتی مشتریان، افزایش و کاهش بازار، ایجاد و حل مشکلات، رقابت و همکاری، امنیت و آسیب‌پذیری و اعتبار و شهرت باشند؛ شما باید ریسک‌ها و فرصت‌های قرارداد را با هدف‌ها و استراتژی‌های کسب و کار خود مقایسه کنید و تصمیم بگیرید که آیا قرارداد برای شما مفید و منطقی است یا نه.
چگونه با طرف مقابل مذاکره کنیم؟
پس از اینکه طرف مقابل خود را انتخاب کردید، باید با او مذاکره (گفتگو) کنید تا به یک توافق رسیده و قرارداد را تنظیم کنید؛ برای این کار، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
- تعیین اهداف و حدود: پیش از شروع مذاکره، باید حدود و اهداف خود را مشخص کنید؛ این اهداف و حدود می‌توانند شامل مواردی مانند: مبلغ پرداختی، حقوق و مزایا، مدت زمان، کیفیت، مسئولیت‌ها باشند؛ شما باید بدانید که چه چیزی را می‌خواهید، چه چیزی را می‌پذیرید و چه چیزی را نمی‌پذیرید؛ شما باید همچنین بدانید که چه چیزی را می‌توانید به‌عنوان یک جایزه یا یک تنازل ارائه نمایید.
- برقراری ارتباط و اعتماد: در طول مذاکره، باید با طرف مقابل خود به‌صورت مؤدبانه، صادقانه و با احترام صحبت کنید؛ شما باید به نظرات و نیازهای طرف مقابل گوش دهید و از سؤالات و پاسخ‌های مناسب استفاده نمایید؛ شما باید سعی کنید که با طرف مقابل خود یک رابطه مثبت و متقابل برقرار کنید و از ایجاد تنش و تعصب خودداری کنید.
- ارائه پیشنهاد و درخواست: در طول مذاکره، شما باید پیشنهاد و درخواست خود را به‌صورت منطقی و واضح ارائه کنید؛ شما باید دلایل و منافع پیشنهاد و درخواست خود را توضیح دهید و از شواهد و منابع معتبر استناد کنید؛ شما باید همچنین به پیشنهاد و درخواست طرف روبرو گوش دهید و آن‌ها را بررسی و ارزیابی کنید.
- مذاکره و توافق: در طول مذاکره، شما باید سعی کنید که به یک توافقی برسید که برای هر دو طرف منصفانه و قابل قبول باشد؛ شما باید از روش‌هایی مانند: معامله، مصالحه، تقسیم، تبادل و همکاری استفاده نمایید تا به یک حل و فصل رسیده و اختلافات را حل کنید؛ شما باید همچنین از روش‌هایی مانند اصرار، تهدید (ترساندن)، فشار، فریب و تقلب خودداری کنید زیرا این روش‌ها ممکن هست به شما آسیب بزنند و اعتماد طرف مقابل را از دست بدهید.
راه‌های امضا و نگهداری قرارداد
پس از اینکه به یک توافق رسیدید و قرارداد را امضا کردید، باید یک نسخه از آن را برای خود نگهداری کنید؛ این کار به شما کمک می‌کند که حقوق خود را محافظت کنید و از احتمال بروز اختلافات و ابهامات جلوگیری کنید و در صورت بروز هرگونه مشکل یا اختلاف، بتوانید به قرارداد خود ارجاع دهید و حقوق خود را اثبات کنید؛ برای این کار، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
- امضای الکترونیکی: اگر قرارداد شما به‌صورت دیجیتالی تنظیم شده هست، می‌توانید از امضای الکترونیکی استفاده نمایید؛ این روش به شما امکان می‌دهد که قرارداد را به‌صورت آنلاین و بدون نیاز به چاپ و ارسال فیزیکی امضا نمایید؛ امضای الکترونیکی می‌تواند شامل امضای دستی با استفاده از موس (صفحه لمسی)، امضای دیجیتال با استفاده از یک کد رمز (یک کلید خصوصی) یا امضای هوشمند با استفاده از یک سرویس آنلاین باشد؛ امضای الکترونیکی در بسیاری از کشورها به عنوان یک امضای قانونی شناخته شده و معتبر هست؛ ولی قبل از اینکه از این روش استفاده کنید، باید اطمینان حاصل نمایید که قرارداد شما شرایط و استانداردهای لازم را برای امضای الکترونیکی دارد و طرف مقابل شما هم با این روش موافق هست.
- امضای کاغذی: اگر قرارداد شما به صورت کاغذی تنظیم شده است یا اگر امضای الکترونیکی برای شما ممکن یا معتبر نیست، می‌توانید از امضای کاغذی استفاده نمایید؛ این روش دارای مزایایی مانند: اعتبار بالا، قابلیت ارائه به مقامات قانونی، سادگی و راحتی است؛ امضای کاغذی در تمامی کشورها به عنوان یک امضای قانونی شناخته شده و معتبر است؛ ولی قبل از اینکه از این روش استفاده کنید، باید اطمینان حاصل کنید که قرارداد شما به‌صورت کامل و دقیق پرشده و هیچ خطا (اشتباهی) ندارد و طرف مقابل شما هم با این روش موافق هست.
- نگهداری قرارداد: پس از اینکه قرارداد را امضا کردید، باید یک نسخه از آن را برای خود نگهداری کنید؛ این کار به شما کمک می‌کند که در صورت بروز هرگونه مشکل (اختلاف)، بتوانید به قرارداد خود ارجاع دهید و حقوق خود را اثبات نمایید؛ شما می‌توانید قرارداد را به صورت الکترونیکی (کاغذی) نگهداری کنید؛ ولی باید اطمینان حاصل نمایید که قرارداد شما در یک مکان امن و قابل دسترسی قرار دارد و از آن نسخه کپی تهیه نمایید.
نتیجه‌گیری درباره تنظیم قرارداد
در مقاله چگونه قراردادی موثر و قانونی تنظیم کنیم؛ ما به شما نشان دادیم که چگونه می‌توانید قراردادی موثر و قانونی تنظیم کنید؛ ما عناصر اصلی یک قرارداد را بررسی کردیم، نکات مهمی را برای انتخاب و مذاکره با طرف مقابل ارائه دادیم و راه‌هایی را برای نگهداری و امضا قرارداد نشان دادیم؛ امیدواریم که این مقاله برای شما مفید و کاربردی باشد؛ اگر سوال یا نظری دارید، لطفاً در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید؛ ما خوشحال می‌شویم که با شما صحبت کنیم.
پرسش‌های متداول درباره تنظیم قرارداد
در این بخش، ما چند سوال درباره تنظیم قرارداد برای شما آماده کرده‌ایم و اگر جواب سؤال شما در لیست زیر نبود، می‌توانید سوالات خود را کامنت کنید تا در سریع‌ترین وقت ممکن به آن‌ها رسیدگی شود.
1. چه مواردی را باید در یک قرارداد ذکر کنید؟
موضوع قرارداد، طرفین قرارداد، شرایط و تعهدات و موارد اضافی (اگر وجود داشته باشد).
2. چه روش‌هایی را برای امضای الکترونیکی قرارداد می‌توانید استفاده کنید؟
امضای دستی با استفاده از موس (صفحه لمسی)، امضای دیجیتال با استفاده از یک کد رمز (یک کلید خصوصی) یا امضای هوشمند با استفاده از یک سرویس آنلاین.
3. چه روش‌هایی را برای امضای کاغذی قرارداد می‌توانید استفاده کنید؟
امضای دستی با استفاده از یک خودکار (یک مهر)، امضای اسکن شده با استفاده از یک دوربین یا یک اسکنر یا امضای فاکس شده با استفاده از یک فاکس یا یک نرم‌افزار.
